GED gestion électronique de documents
Si la productivité est de mise, le travail collaboratif représente également un facteur de compétitivité. La GED issue d’une idée simple réduire la consommation papier et augmenter la productivité.
Définition
Un document désigne une information dont le support peut être matériel, ou non.
Grâce aux « nouvelles technologies », les documents liés à un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations,
permettent d’être intégrés dans des outils facilitant la recherche et garantit à l’entreprise un système de sauvegarde.
La GED en entreprise
Concernant les documents dématérialisés par nature, un point important est de pouvoir intégrer une grande diversité de formats : email, Word, Excel, jpeg, etc.
Lorsque la base documentaire atteint des milliers d'entrées, la recherche devient complexe.
Pour faciliter l'accès aux données, les logiciels de GED doivent réunir les équipes pour définir ensemble une arborescence de trie, classification et recherche.
Une fois celle-ci rédigée, elle sera intégrée au logiciel, et chaque utilisateur pourra classer les documents de la même façon.
Le logiciel devra être flexible, et s’accompagne parfois d’un développement web personnalisé.
Un logiciel multifonctions, intuitif et compréhensible pour tous sont des prérequis majeurs.
L’interface doit permettre à n’importe quel collaborateur de pouvoir l’utiliser et ce, rapidement sans une trop grande réflexion.
Sur le terrain
Sur le plan logistique, il n’est pas toujours facile pour l’entreprise d’archiver correctement et efficacement tous ses documents papier.
La dématérialisation vient changer la donne, car elle permet d’améliorer la base de données de l’entreprise avec ses collaborateurs et ses salariés.
La dématérialisation de documents promet de nombreux avantages.
Le but
Réduire les coûts et augmenter l’efficacité et la productivité de l’entreprise.
et permettre aux collaborateurs de se focaliser sur leur tâches à valeur ajoutée.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos projets.
Ce qu'il faut prendre en compte dans votre choix de la solution
Lorque vous choisissez une solution GED vous devez maintenant prendre en compte les critéres juridique suivant :
Ou est ce que la solution GED stocke mes données?
la loi RGPD en matiére de propriétés intellectuelles contraignent le fournisseur de service à être complétement transparent en matiére d'utilisation de la donnée cliente et oblige ce dernier à respecter strictement la propriété et le droit d'accés du client à ses données ainsi que d'être informé sur l'utilisation de ces derniéres.
Par rapport à cela, de nombreuses solutions utilisent du cloud outre atlantique
la législation Américaine a sorti une nouvelle loi le Cloud Act qui permet aux agences Américaines de surveillance d'un passe droit pour récuppérer vos données , ce qui est contradictoire avec le réglement RGPD qui nécéssite l'accord du propriétaire.
Aucune réponse claire entre la RGPD et le Cloud Act ce qui nous oblige à la prudence et le choix de préférer un hébergeur français est un gage de sécurité.
La solution GED driveperso répond à plusieurs besoins :