Sauvegarder ses emails avec Gmail est ce une solution adaptée?
Google Gmail est un service de messagerie, une des pratiques couramment faites est de se dire l'espace de stockage
est illimité et mon abonnement gratuit je crée mes catégories et je trie mes emails.
C'est une erreur
Gmail n'est pas un systéme d'archivage , en cas de pertes d'emails cela peut arriver! Gmail ne fait pas d'images incrémentales de sauvegardes de vos emails , pas de versionning
Un cas concret de nombreuses entreprises utilisent le client Outlook car elles ne sont pas familières avec l'interface Gmail,la synchronisation entre le client que vous avez installé
et le fournisseur de service Google Gmail peut être longue
en effet il prend en compte la vérification entre ce que vous avez sur votre poste et ce qu'il y a sur le serveur , quand vous avez déja quelques giga octets cela risque d'être lent
et le dilemme ce sont les conflits dois je prendre ce qu'il y a sur le serveur ou ce qu'il y a sur mon poste?
je fais une erreur comment revenir en arriére? malheureusement vous tombez ici dans un cas ou cela va être impossible de faire retour arriére, sachez que si vous avez supprimé
un email vous avez un délai trés court pour le récuppérer , consultez le site support.google.com
Pour répondre à des besoins d'archivage la suite Google s'accompagne de Google Vault
Conservation de données : il est possible de régler la durée de conservation
Préservation de données à titre conservatoire : il est possible de sauvegarder à titre juridique de justification ces données de maniére illimité
Cependant il n'y a pas de versionning des emails , si l'un des emails est corrompu vous ne pourrez pas remonter à la version antérieure.
Autre point délicat il est quasi impossible de faire un export d'emails et de les relire sur un autre systéme , Google propose une fonctionnalité mais vite limitée quand on a plusieurs dizaines giga octets d'emails
ensuite il vous faudra trouver un client pour être capable de lire l'archive.
Sur le plan juridique se pose la question de la RGPD ( Réglement générale protection des données personnelles) , nous sommes Européens et nous utilisons une solution américaine
régie par la loi Cloud Act permettant à tout agence de surveillance américaine de récuppérer vos données sans votre consentement.
Il faut alors se poser les questions en terme de gouvernance de données:
Quelles sont les types de données que je manipule avec les critéres : confidentiels ou publics ou restreints,
Quelle est la nature des informations véhiculées?: critiques ou pas si critiques quel est le niveau de sécurité à mettre en oeuvre
Est ce que mes clients en sont avertis? ou sont stockés leurs données =>être transparent
Ces 3 questions font réfléchir aux types de solutions que vous choisirez
Nous avons choisi dans notre approche la transparence sur nos choix techniques
N'hésitez pas à nous consulter.